Phần mềm quản lý homestay là nơi ghi chung mọi đặt phòng, khách đang ở, tiền thu và dịch vụ của homestay, để chủ nhà nhìn một màn hình là biết phòng nào còn trống trên mọi kênh đang bán. Homestay bán cùng lúc trên vài kênh đặt phòng trực tuyến, nhận thêm khách qua Zalo, điện thoại, khách quen nhắn riêng, nên khi chọn phần mềm, chủ nhà thường chỉ hỏi một câu: “Dùng cái nào để khỏi trùng phòng?” Trả lời ngắn:
📌 Muốn ít trùng phòng, phần mềm cần làm tốt ba việc, không cần nhiều tính năng:
- Chỉ một sổ đặt phòng: mọi đặt phòng, kể cả khách gọi điện hay nhắn Zalo, đều vào cùng một nơi.
- Kết nối hai chiều qua hãng quản lý kênh khi bán trên nhiều kênh OTA: phòng bán ở kênh này thì tồn phòng ở các kênh khác được cập nhật theo.
- Mỗi người một tài khoản: phân quyền theo nhóm người dùng, nhật ký ghi lại ai làm gì, lúc nào, ở màn hình nào, và báo cáo giao ca thu ngân cho biết mỗi ca đã thu bao nhiêu.
Phần mềm và kết nối hai chiều giảm nguy cơ trùng phòng. Phần còn lại nằm ở thói quen: còn đặt phòng nằm ngoài sổ thì vẫn còn nguy cơ.
Chi phí nên nói thẳng từ đầu: DiCloud là phần mềm có phí, và nếu dùng hãng quản lý kênh thì phí của hãng là hợp đồng riêng. Bài dành cho chủ homestay, khách sạn mini, nhà nghỉ đang bán qua nhiều kênh: vì sao hay trùng phòng, cách giữ một sổ đặt phòng, khi nào cần và chưa cần channel manager, dịch vụ phát sinh và tiền thu, tài khoản nhân viên, quản lý từ xa, quét CCCD và khai báo lưu trú, cuối cùng là danh sách câu hỏi nên hỏi trước khi chọn.
Phần 1: Vì sao homestay hay bị trùng phòng
Trùng phòng hiếm khi do một lỗi lớn. Thường đó là một đặt phòng nhỏ không vào sổ, rơi đúng vào ngày đông. Nhìn lại những lần trùng phòng, nhiều chủ homestay sẽ thấy mình rơi vào một trong mấy tình huống sau:
- Bán trên nhiều kênh, mỗi kênh một lịch. Khi một kênh bán mất phòng cuối, các kênh còn lại không tự biết nếu giữa chúng không có kết nối.
- Đóng phòng bằng tay. Chủ nhà mở từng trang quản trị để đóng phòng. Lúc bận, chỉ cần quên một trang là đủ.
- Khách đặt qua Zalo, điện thoại. Lời giữ chỗ nằm trong tin nhắn, trong cuốn sổ tay, hoặc trong trí nhớ của người nghe máy, chưa kịp vào lịch chung.
- Nhiều người cùng nhận đặt phòng. Chủ nhà, người thân, bạn trực tối, mỗi người giữ một phần, không ai thấy hết.
- Gia hạn, đổi ngày, hủy. Khách xin ở thêm một đêm, trong khi đêm đó phòng đã được bán trên kênh khác.
🔁 Một câu để nhớ: phần mềm không biết được đặt phòng mà không ai ghi vào. Chọn phần mềm là chọn công cụ, giữ sổ là thói quen của cả nhà.
Bốn đường dẫn tới nhận trùng phòng vào mùa đông khách đã được phân tích riêng ở bài khách sạn mini tránh nhận trùng phòng mùa cao điểm. Bài này đi theo hướng khác: khi chọn phần mềm quản lý homestay, cần nhìn vào đâu để những tình huống trên ít xảy ra.
Phần 2: Một sổ đặt phòng cho mọi kênh, kể cả Zalo và điện thoại
Nguyên tắc đầu tiên không nằm trong phần mềm mà nằm trong cách làm: không đặt phòng nào được coi là chắc nếu chưa vào sổ. Khách nhắn Zalo hỏi phòng cuối tuần, người trả lời ghi ngay vào phần mềm, kèm tiền cọc nếu có, rồi mới nhắn lại “đã giữ phòng”. Khi sổ chỉ có một, mọi người, mọi kênh đều nhìn vào cùng một chỗ.
Phần mềm cần làm được gì cho việc này
- Ghi đặt phòng nhanh trên điện thoại, vì nhiều lời giữ chỗ của homestay đến lúc chủ nhà không ngồi ở quầy.
- Xem phòng trống theo ngày cho từng phòng, nhìn được nhiều ngày một lúc.
- Ghi nguồn đặt phòng: kênh OTA nào, Zalo, điện thoại, khách quen. Sau vài tháng, chủ nhà biết kênh nào mang khách về.
- Ghi tiền cọc theo từng đặt phòng, để lúc khách đến không ai phải lục lại tin nhắn chuyển khoản.
- Lưu ai đã ghi, ai đã sửa, để khi có nhầm thì tìm ra chỗ nhầm, không phải tìm người để trách.
DiCloud chạy trên trình duyệt và điện thoại, nên người đang ở ngoài vẫn mở được sổ đặt phòng và ghi đặt phòng bằng điện thoại ngay lúc nhận lời khách, không phải đợi về tới quầy. Nhật ký thao tác của DiCloud ghi lại ai làm gì, lúc nào, ở màn hình nào, nên khi có nhầm thì lần lại được chỗ nhầm. Thói quen “ghi trước, trả lời sau” dễ giữ hơn khi công cụ nằm sẵn trong túi.
Phần 3: Kết nối hai chiều qua hãng quản lý kênh
Khi homestay bán trên từ hai kênh OTA trở lên, việc đóng mở phòng bằng tay trên từng trang quản trị là chỗ dễ sót. Hãng quản lý kênh (channel manager) đứng giữa phần mềm quản lý và các kênh bán phòng. Kết nối hai chiều nghĩa là đặt phòng từ kênh chảy về phần mềm, còn tồn phòng trong phần mềm được đẩy ra các kênh qua hãng quản lý kênh.
DiCloud không có channel manager riêng. DiCloud kết nối hai chiều với các hãng quản lý kênh khách sạn đang dùng như Exely, Staah, Hotel Link, SiteMinder, D-Edge. Phí dùng hãng quản lý kênh là hợp đồng riêng giữa homestay và hãng. Nếu homestay đang bán trên một kênh cụ thể, nên hỏi hãng quản lý kênh xem kênh đó có trong danh sách hãng kết nối hay không, trước khi ký.
| Cách bán phòng | Nguy cơ trùng phòng hay gặp | Nên làm |
|---|---|---|
| Một kênh OTA và khách quen | Khách quen nhắn riêng nhưng chưa đóng phòng trên kênh | Ghi mọi lời giữ chỗ vào một sổ, đóng phòng trên kênh ngay khi ghi |
| Hai, ba kênh OTA, ít phòng | Một kênh bán mất phòng cuối, kênh khác chưa được đóng | Cân nhắc dùng hãng quản lý kênh có kết nối hai chiều với phần mềm |
| Nhiều kênh, đặt phòng dày, nhiều người cùng nhận | Đổi ngày, gia hạn làm ở một nơi, kênh khác không biết | Kết nối hai chiều, mỗi người một tài khoản, mọi thay đổi làm trong phần mềm |
Kết nối hai chiều giảm nguy cơ trùng phòng, không xóa được hết. Đặt phòng ghi ngoài sổ, hoặc thay đổi làm thẳng trên trang quản trị của kênh mà không qua phần mềm, vẫn có thể gây lệch. Vì vậy, sau khi có kết nối, nên giao hẹn trong nhà: mọi việc đóng phòng, đổi ngày, gia hạn đều làm trong phần mềm quản lý.
Phần 4: Khi nào homestay chưa cần channel manager
Không phải homestay nào cũng cần hãng quản lý kênh ngay từ đầu. Câu hỏi này đã có bài riêng: khách sạn mini có cần channel manager không? Tóm lại cho homestay:
- Có thể chưa cần khi homestay bán trên một kênh OTA, còn lại là khách quen, và người giữ sổ luôn kịp đóng phòng trên kênh đó.
- Nên cân nhắc khi bán trên từ hai kênh trở lên, mùa đông khách đặt phòng dồn dập, hoặc đã từng nhận trùng phòng vì đóng phòng chậm.
- Dù có hay chưa có hãng quản lý kênh, vẫn cần một sổ đặt phòng chung. Channel manager lo phần kênh OTA, không lo được những lời giữ chỗ qua Zalo và điện thoại.
Một cách thử đơn giản: ghi lại trong một tháng số lần phải mở trang quản trị của các kênh để đóng mở phòng, và số lần suýt trùng phòng. Nếu việc này chiếm nhiều thời gian của chủ nhà, chi phí hãng quản lý kênh có thể đáng để tính.
Phần 5: Doanh thu, dịch vụ phát sinh và tiền thu từng ca
Homestay ít khi chỉ bán phòng. Khách thuê xe máy, ăn sáng, giặt đồ, đặt xe đón, gửi đồ, mua thêm vé tham quan. Mỗi khoản nhỏ, nhưng cộng lại cả tháng là một phần doanh thu đáng kể, và cũng là phần dễ thất thoát vì thường được thu vội bằng tiền mặt.
- Ghi dịch vụ vào bill của phòng ngay lúc khách dùng, rồi thu một lần khi khách trả phòng. Cách ghi và chống thất thoát dịch vụ ngoài phòng có ở bài dịch vụ ngoài phòng của khách sạn nhỏ.
- Tách bill tiền phòng và tiền dịch vụ khi cần. DiCloud tách được bill tiền phòng, dịch vụ để xuất hóa đơn riêng, ví dụ công ty trả tiền phòng, khách tự trả dịch vụ.
- Hóa đơn điện tử: DiCloud không tự phát hành hóa đơn điện tử mà kết nối với hãng hóa đơn điện tử, và lấy sẵn thông tin của khách đang ở phòng để lập hóa đơn, đỡ gõ lại.
- Báo cáo giao ca thu ngân: DiCloud có báo cáo giao ca thu ngân, để người nhận ca và chủ nhà biết ca trước đã thu bao nhiêu, trước khi ký nhận két.
💵 Đối chiếu cuối ca: so tiền mặt trong két với số tiền mặt thu được trong ca, không so với doanh thu. Doanh thu gồm cả khoản khách chưa trả, khoản trả bằng chuyển khoản, nên đem so với két sẽ luôn lệch.
Phần 6: Phân quyền nhân viên, mỗi người một tài khoản
Ở nhiều homestay, cả nhà và người làm dùng chung một tài khoản, mật khẩu dán ở quầy. Cách này tiện trong vài tuần đầu, nhưng khi có nhầm lẫn thì không ai biết ai đã sửa, và khi một người nghỉ việc thì phải đổi mật khẩu cho cả nhà.
DiCloud cho mỗi người một tài khoản riêng, và phân quyền theo nhóm người dùng tới từng màn hình: xem, thêm, sửa, xóa. Ví dụ, lễ tân không xóa được phiếu nếu quản lý không cấp quyền. Nhật ký thao tác ghi lại ai làm gì, lúc nào, ở màn hình nào. Trước khi chia quyền, chủ nhà nên tự trả lời mấy câu:
- Ai được nhận và sửa đặt phòng, ai chỉ được xem?
- Ai được hủy đặt phòng, xóa một phiếu hay một khoản thu đã ghi?
- Người dọn phòng có cần vào phần mềm không, nếu có thì được xem những màn hình nào?
- Khi một người nghỉ việc, ai là người khóa tài khoản của người đó?
Mục đích của phân quyền không phải để nghi ngờ người làm. Nó giúp mỗi người yên tâm phần việc của mình, và khi số liệu lệch thì tìm ra chỗ lệch nhanh, không ai phải chịu oan.
Phần 7: Quản lý homestay từ xa trên trình duyệt và điện thoại
Chủ homestay hay ở xa: người thì làm việc khác ở thành phố, người thì có vài căn ở các khu khác nhau. Vì vậy, xem được tình hình từ xa thường là lý do đầu tiên để bỏ sổ giấy.
- DiCloud chạy trên trình duyệt và điện thoại, nên chủ nhà xem được đặt phòng, khách đang ở, tiền thu ở bất kỳ đâu có internet.
- Phần mềm chạy trên trình duyệt thì cần kết nối internet. Nên có đường truyền dự phòng, ví dụ điện thoại có 4G phát mạng cho máy ở quầy.
- DiOwner là ứng dụng chỉ đọc dành cho chủ đầu tư và GM: xem doanh thu, công suất, công nợ, và số trên DiOwner khớp với số trong phần mềm vận hành. Xem thêm ở trang DiOwner cho chủ đầu tư.
Chỉ đọc là điểm có chủ ý: chủ nhà xem số mà không vô tình sửa đặt phòng của lễ tân đang làm. Việc vận hành vẫn làm trong DiCloud, việc theo dõi làm trên DiOwner.
Phần 8: Quét CCCD khi nhận phòng và xuất file khai báo lưu trú
Homestay cũng phải khai báo lưu trú cho khách như các cơ sở lưu trú khác. Việc mất thời gian thường không nằm ở khai báo mà ở gõ lại thông tin: họ tên, ngày sinh, số giấy tờ, gõ một lần vào sổ, một lần lên cổng.
- Quét CCCD hoặc hộ chiếu khi nhận phòng: phần mềm lấy thông tin trên giấy tờ, chỉ lưu thông tin trích xuất, không lưu ảnh giấy tờ.
- Xuất file khai báo lưu trú đúng mẫu để lễ tân nộp. Cổng khai báo của cơ quan công an không cho phần mềm kết nối thẳng, nên phần mềm không tự khai báo thay; việc của phần mềm là giúp lễ tân khỏi gõ lại tay.
Mốc thời gian và cách nộp file đã có ở bài khai báo lưu trú online cho khách sạn mini: không gõ lại tay. Phần dữ liệu cá nhân của khách, nên giữ thế nào cho đúng luật, xem bài bảo vệ dữ liệu khách lưu trú.
Phần 9: Câu hỏi nên hỏi khi chọn phần mềm quản lý homestay
Trước khi ký, nên hỏi nhà cung cấp phần mềm những câu dưới đây, và xin câu trả lời bằng chữ. Câu hỏi giống nhau cho mọi nhà cung cấp, nên chủ nhà so được với nhau một cách sòng phẳng.
| Câu hỏi | Vì sao cần hỏi | Câu trả lời nên có |
|---|---|---|
| Đặt phòng qua Zalo, điện thoại ghi vào đâu? | Đây là nguồn trùng phòng hay gặp ở homestay | Ghi được ngay trên điện thoại, chung một sổ với đặt phòng OTA |
| Phần mềm kết nối với hãng quản lý kênh nào, một chiều hay hai chiều? | Kết nối hai chiều mới cập nhật tồn phòng ra các kênh | Tên hãng cụ thể, kết nối hai chiều |
| Phí hãng quản lý kênh tính thế nào? | Tránh bất ngờ sau khi ký | Nói rõ phí nào trả cho ai, theo hợp đồng nào |
| Gia hạn, đổi ngày, hủy làm ở đâu? | Làm sai chỗ thì các kênh không biết | Làm trong phần mềm, tồn phòng được cập nhật qua kết nối hai chiều |
| Dịch vụ phát sinh có ghi vào bill phòng được không? | Thu một lần, ít sót | Ghi vào bill phòng, tách bill được khi cần |
| Hóa đơn điện tử lập thế nào? | Không gõ lại thông tin khách | Kết nối hãng hóa đơn điện tử, lấy sẵn thông tin khách |
| Mỗi người có tài khoản riêng không, phân quyền tới đâu? | Biết ai làm gì, khóa được khi người nghỉ | Mỗi người một tài khoản, phân quyền từng màn hình, có nhật ký thao tác |
| Xem tiền thu theo ca ở đâu? | Đối chiếu két mỗi ca | Có báo cáo giao ca thu ngân |
| Quét CCCD lưu những gì? | Dữ liệu cá nhân của khách | Lưu thông tin trích xuất, không lưu ảnh giấy tờ |
| Khai báo lưu trú làm thế nào? | Không gõ lại tay | Xuất file đúng mẫu để lễ tân nộp |
| Mất internet ở quầy thì làm gì? | Phần mềm chạy trên trình duyệt cần internet | Nói rõ cần internet, gợi ý đường truyền dự phòng |
| Tổng chi phí năm đầu gồm những khoản nào? | So sánh sòng phẳng giữa các nhà cung cấp | Liệt kê đủ từng khoản, không có khoản “tính sau” |
Với DiCloud, câu trả lời cho các dòng trên là: ghi đặt phòng được trên điện thoại, chung một sổ; kết nối hai chiều với hãng quản lý kênh, phí hãng là hợp đồng riêng; tách bill tiền phòng và dịch vụ; kết nối hãng hóa đơn điện tử, lấy sẵn thông tin khách ở phòng; mỗi người một tài khoản, phân quyền từng màn hình, có nhật ký thao tác và báo cáo giao ca thu ngân; quét CCCD chỉ lưu thông tin trích xuất; xuất file khai báo lưu trú đúng mẫu; cần internet.
Một câu hỏi nên tự trả lời trước khi hỏi người khác: trong tháng qua, homestay đã có bao nhiêu lần suýt trùng phòng, mỗi lần vì đâu. Câu trả lời đó cho biết phần nào của bảng trên quan trọng với mình. Ai đang chuyển từ sổ tay hoặc bảng tính sang phần mềm có thể xem trước bài chuyển dữ liệu từ Excel sang phần mềm và bài khách sạn mini, nhà nghỉ và homestay.
Muốn xem DiCloud trên đúng sổ đặt phòng của homestay mình?
Gửi cho đội ngũ DiCloud số phòng, các kênh đang bán và hãng quản lý kênh đang dùng, nếu có. Chúng tôi trả lời từng câu ở Phần 9 và báo rõ các khoản phí trước khi homestay quyết định.
Hỏi đội ngũ DiCloudCâu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý homestay có bảo đảm không còn trùng phòng không?
Không phần mềm nào nên bảo đảm điều đó. Phần mềm giảm nguy cơ khi mọi đặt phòng, kể cả qua Zalo và điện thoại, đều vào một sổ chung, và khi có kết nối hai chiều qua hãng quản lý kênh. Đặt phòng ghi ngoài sổ hoặc thay đổi làm thẳng trên trang của kênh vẫn có thể gây lệch.
Homestay ít phòng có cần channel manager không?
Chưa chắc. Nếu homestay bán trên một kênh OTA và người giữ sổ luôn kịp đóng phòng, có thể chưa cần. Khi bán trên từ hai kênh trở lên, đặt phòng dồn dập hoặc đã từng trùng phòng vì đóng phòng chậm, nên cân nhắc. Phí hãng quản lý kênh là hợp đồng riêng giữa homestay và hãng.
DiCloud có channel manager riêng không?
Không. DiCloud kết nối hai chiều với các hãng quản lý kênh khách sạn đang dùng như Exely, Staah, Hotel Link, SiteMinder, D-Edge. Phí dùng hãng quản lý kênh là hợp đồng riêng giữa cơ sở lưu trú và hãng.
DiCloud có dùng được trên điện thoại không?
Có. DiCloud chạy trên trình duyệt và điện thoại, mỗi người một tài khoản riêng. Vì chạy trên trình duyệt nên cần kết nối internet; nên có đường truyền dự phòng cho máy ở quầy.
Phần mềm có tự khai báo lưu trú cho khách không?
Không. Cổng khai báo của cơ quan công an không cho phần mềm kết nối thẳng. DiCloud quét CCCD hoặc hộ chiếu, chỉ lưu thông tin trích xuất, không lưu ảnh giấy tờ, rồi xuất file đúng mẫu để lễ tân nộp, không phải gõ lại tay.
Phần mềm quản lý homestay có miễn phí không?
DiCloud là phần mềm có phí. Khi so sánh, nên hỏi đủ từng khoản: phí phần mềm, phí hãng quản lý kênh nếu dùng, và chi phí phía hãng hóa đơn điện tử nếu có, để biết tổng chi phí năm đầu.
Kết luận
Chọn phần mềm quản lý homestay để không trùng phòng không phải là tìm phần mềm nhiều tính năng. Cần một sổ đặt phòng chung cho mọi kênh, kể cả Zalo và điện thoại; kết nối hai chiều qua hãng quản lý kênh khi bán trên nhiều kênh OTA; mỗi người một tài khoản; và một thói quen giữ trong nhà: mọi thay đổi đều làm trong phần mềm. Phần mềm giảm nguy cơ, thói quen giữ cho nguy cơ thấp.
DiCloud thuộc hệ sinh thái DiHotel Solutions Corps, công ty hơn 20 năm phát triển phần mềm khách sạn, phục vụ hơn 300 cơ sở lưu trú tại Việt Nam và Nhật Bản. Là phần mềm quản lý khách sạn cloud AI cho homestay, khách sạn mini, nhà nghỉ và khách sạn 1–3 sao, và là một phần mềm quản lý khách sạn online AI, DiCloud mở được trên máy quầy lẫn điện thoại.
Với khách sạn 4–5 sao, resort và chuỗi nhiều cơ sở, phần mềm quản lý khách sạn AI DiHotel là nền tảng gốc. Bài đi cặp với bài này trên DiHotel Blog giải thích một khái niệm lễ tân nào cũng gặp: folio là gì trong khách sạn? Guest folio, master folio.